Операции по корпоративным картам и учет расходов

Бизнес-карта — инструмент, который предприниматели используют повсеместно. Как правило, он привязан к расчетному счету (РС) ИП, ООО и организации других форм собственности. В статье расскажем, какие операции по корпоративным картам можно вести, а какие совершать нельзя. Как корректно осуществлять учет расходов и отражать их в бухгалтерских отчетах.

Что такое бизнес-карта

Бизнес-карта — банковский платежный инструмент, которым можно оплачивать большой перечень расходов компании — от покупки канцелярских товаров и офисной мебели до трат на представительские нужды. Предприниматель вправе выпустить неограниченное число корпоративных карт, привязанных к одному расчетному счету, для разных сотрудников.

Использование каждого рубля по бизнес-карте должно быть обосновано. Также расходы необходимо подтверждать чеками, накладными и другими документами — тогда затраты можно будет вычесть из налогооблагаемой базы.

Корпоративная карта организации позволяет:

• Установить индивидуальные лимиты расходования денежных средств для каждого сотрудника.
• Оплачивать услуги и товары.
• Получать наличные в любое время суток.
• Пополнять счет, не посещая офис банка.
• Вести учет операций, относящихся к представительским и командировочным расходам и др.

Такой банковский продукт как бизнес-карта предлагают многие банки. В АТБ можно открыть корпоративную карту с кэшбэком на бизнес-расходы. Клиенты получают круглосуточный доступ к расчетному счету. Инструмент позволяет совершать платежи, снимать наличные. Таким образом сокращаются операционные расходы, а также и время на отчеты. Дебетовая бизнес-карта платежной системы «Мир» АТБ действует на территории России и за границей.

Учет по корпоративной карте — кто ведет

Юридические лица — ООО или АО обязаны по закону учитывать расходы по корпоративным картам независимо от применяемой формы налогообложения. Организации также должны сохранять расходные документы для бухучета.

Если ИП применяет упрощенную систему налогообложения (УСН) «Доходы», работает по патенту или платит налог на профдоход, ему не требуется документально подтверждать доходы по бизнес-карте.

Если бизнесмен выбрал УСН «Доходы минус расходы» либо общую систему налогообложения (ОСНО, ОСН), для уменьшения налога на доход он ведет не бухгалтерский, а налоговый учет.

Важно отметить, что включать в статьи расходов личные траты по бизнес-карте предпринимателю нельзя.

Виды расходов, которые можно совершать по бизнес-карте

Бизнес-карта мало чем отличается по функционалу от обычной банковской карточки. По ней можно: снимать наличные в рамках установленных лимитов; оплачивать товары и услуги; совершать платежи в интернете.

По бизнес-картам можно осуществлять следующие виды расходов:

• Представительские, которые включают в себя: проведение официальных приемов и мероприятий, трансфер гостей до места проведения события, кофе-брейки, оплату услуг переводчиков и др. Помимо подтверждающих документов нужно будет подготовить приказы о проведении конференции или другого события, смету и др.
• Командировочные, включающие суточные за каждый день командировки; проживание в отеле, проезд на такси и прочие затраты. В том числе, и за границей.
• Покупки — офлайн и онлайн. В категорию расходов по корпоративной карте относят: приобретение офисной техники, онлайн-касс. Предпринимателю нет нужды оформлять платежки и другие документы. Все эти операции легко осуществить по бизнес-карте везде, где принимают оплату банковской карточкой.
• Услуги, к которым может относиться: аренда автомобилей, оплата питания сотрудников в течение рабочего дня, мобильной связи, интернета в офисе, контекстной рекламы и др.

Бухгалтерия может уменьшить налогооблагаемую сумму на величину указанных затрат.

Пополнить корпоративную карту, привязанную к расчетному счету, можно наличными через банкомат либо кассу банка или переводом с другого корпоративного счета. Для проведения операции потребуется платежное поручение.

Ограничения по операциям

Закон позволяет проводить любые операции по бизнес-картам, если они связаны с хозяйственной деятельностью предприятия. Но есть типы транзакций, которые осуществлять по корпоративной карте нельзя. К ним относят:

• выдачу зарплаты сотрудникам компании.
• социальные выплаты (пособия, компенсации и пр.).

Как мы упоминали выше, использование финансовых средств, принадлежащих компании, также запрещено в личных целях. Предприниматель, например, не может расплатиться в ресторане по бизнес-карте, если ужин не связан с работой.

Как подтвердить расходы по корпоративной карте

Все расходы, совершенные по бизнес-карте, должны подтверждаться документально. Информация будет отражена в авансовом отчете. К документам, которые можно предоставить в бухгалтерию, относятся:

• кассовый или товарный чек;
• билеты;
• квитанции;
• товарная накладная;
• акт оказанных услуг и др.

В перечисленный список также попадают бланки строгой отчетности и прочие документы, которыми можно подтвердить покупку с корпоративной карты. В документах должны быть указаны наименование услуги или товара, сумма и дата платежа, информация о продавце.

Заказать бизнес-карту АТБ можно в три действия. Для этого необходимо оставить заявку на сайте, заполнив короткую форму онлайн, предоставить документы для расчетного счета и получить корпоративную карту в офисе банка. Выпустить бизнес-карту также можно в виде платежного стикера.