Как выбрать онлайн-кассу

Наболевшим вопросом для предпринимателей стал выбор онлайн-кассы для розничных и оптовых магазинов, организации продаж в интернете. Изменения в Федеральном законе № 54 потребовали значительных материальных затрат. Владельцам бизнеса пришлось не только приобрести и зарегистрировать оборудование, но и подключить оператора фискальных данных (ОФД), настроить работу и научиться проводить денежные операции с использованием онлайн-касс.

Назначение онлайн-касс

До введения изменений обычные контрольно-кассовые аппараты (ККТ) выбивали чеки и сохраняли данные об операции в блоке памяти. В отличие от них онлайн-кассы собирают информацию о проведенном денежном расчете на специальном накопителе, шифруют ее и передают ОФД, который направляет результат в Федеральную налоговую службу (ФНС).

Подобная процедура выгодна как ФНС, так и бизнесменам по следующим причинам:

• снижается объем бумажной отчетности и количество проверок благодаря прямой передаче данных о продажах;
• налоговой службе проще контролировать деятельность торговой сети и корректность сумм взносов в федеральный бюджет.

Подключение онлайн-кассы проходит значительно легче и удобнее. Для этого не требуется посещать ФНС, достаточно пройти оформление в личном кабинете на сайте налоговой службы.

Кто может работать без ККТ

В 2021 году завершился этап перехода на онлайн-кассы предпринимателей, для которых ранее действовала отсрочка. Речь идет об ИП без наемных сотрудников, продающих товары собственного производства или самостоятельно оказывающих услуги. Бизнесмены при этом могли перейти в самозанятые.

Постоянными льготами сегодня пользуются только несколько групп предпринимателей. К ним относятся владельцы пунктов ремонта обуви, продавцы мороженого, сезонных овощей на улице, собственники, сдающие квартиры и машиноместа в аренду. Без онлайн-кассы могут работать спортивные и образовательные организации, ТСЖ, библиотеки и центры досуга, если получают перечисления с помощью банковского перевода от юридических лиц и ИП. Полный список таких направлений бизнеса можно найти в статье 2 закона 54-ФЗ.

Основные виды оборудования

На сайте ФНС опубликован реестр кассовых аппаратов, функции которых соответствуют требованиям ФЗ-54. Перед покупкой онлайн-кассы следует проверять, числится ли она в этом перечне. В ином случае у налоговой службы могут возникнуть вопросы о правомерности ее применения. Список оборудования регулярно пополняется и обновляется.

Онлайн-кассы делятся на следующие категории:

• Стационарные моноблоки. Сочетают в себе функции фискального накопителя, компьютера и управляющей программы. К ним подключаются бухгалтерские софты, которые помогают отслеживать товарооборот и работу каждого сотрудника отдельно. Подобные онлайн-кассы применяются для автоматизации и оптимизации бизнес-процесса.
• Автономные аппараты. Система имеет встроенный модем, работает без подключения к компьютеру и может функционировать в мобильном формате. Такие онлайн-кассы удобны при организации торговли в отдаленных районах, где существуют проблемы с интернетом и электрификацией. Автономные системы выбирают ИП с малым денежным оборотом в бизнесе, постоянным ассортиментом товаров и малым покупательским потоком.
• Фискальные регистраторы. Требуют подключения к интернету и электрической сети, привязываются к телефону, планшету или ноутбуку, где установлено программного обеспечение. Фискальные регистраторы выполняют все функции онлайн-касс: печатают бумажные чеки, генерируют электронные квитанции, передают данные о совершенных денежных операциях в налоговую службу.

При выборе оборудования следует исходить из специфики бизнеса. Цифровая касса должна соответствовать требованиям закона, объему продаж и содержать функции, отвечающие потребностям компании.

Получить онлайн-кассу с поддержкой 24/7 можно в Азиатско-Тихоокеанском Банке (АО), открыв расчетный счет для бизнеса.

Какую онлайн-кассу выбрать

Перед покупкой оборудования стоит определить вид и размер бизнеса.

• Если планируется открыть небольшую торговую точку, то для нее подойдет автономная касса, работающая от аккумулятора. При больших объемах продаж рекомендуется приобрести POS-систему, которая автоматизирует расчетные операции.
• Если размер бизнеса имеет средние охваты при активном покупательском потоке, то стоит выбирать фискальный регистратор с высокой скоростью печати чека.
• При организации торговой сети можно обойтись смарт-терминалом или простой онлайн-кассой, которая поддерживает требуемое количество номенклатур. Основным критерием выбора будет удобное внесение позиций и цен товара, введение аналитики и составления отчетности.
• Если основное направление работы — выездная торговля и доставка товаров курьерской службой, то рекомендуют приобретать мобильные цифровые кассы с встроенным терминалом безналичной оплаты.

Также при выборе онлайн кассы стоит учитывать три важных фактора. Опишем кратко каждый из них:

Время работы в автономном режиме. Отдельные ККТ могут работать от аккумулятора без подключения к электросети. Время работы без подзарядки — важный критерий для поставщиков, перевозчиков и других предпринимателей, которые осуществляют работу на выезде.

Скорость печати чеков. Скорость печати чеков ККТ отличается порой в разы. При высоком потоке клиентов важно выбрать не просто быстрый аппарат, но и способный автоматически отрывать чеки.

Поддержка работы с ЕГАИС. Программное обеспечение кассового аппарата должно быть интегрировано с Единой государственной автоматизированной информационной системой, если вы реализуете алкогольную продукцию. Кроме того, она должна идти в комплекте с 2D-сканером штрихкодов.

Работа с маркированной продукцией. Все больше товаров в РФ включают в список с обязательной маркировкой. Это одежда, обувь, лекарства, табачные изделия. Ожидается, что к 2024 году в него могут войти практически все категории товаров. Рекомендуем сразу выбирать кассу, созданную под работу с маркировкой.

Если касаться вопроса, какую онлайн-кассу лучше выбрать для ИП или ООО, то форма организации бизнеса не имеет определяющего значения. Необходимо отталкиваться от масштаба предпринимательской деятельности и количества продаж.

Выбор ККТ в работе интернет-магазина зависит от того, как организована оплата товара: напрямую или через посредника, например, платежные системы. Если продавец использует только онлайн-продажи, то можно ограничиться облачной кассой. При одновременной работе с пунктами выдачи товаров и торговыми точками устанавливают стационарные ККТ.

Широкий выбор оборудования позволяет подобрать оптимальный вариант для решения задач любой сферы бизнеса. Кроме онлайн-касс предпринимателю также рекомендуют приобрести сканер штрих-кодов, установить терминал безналичной оплаты по договору эквайринга с банком, которые упростят и автоматизируют процесс продаж товара.